DCAA兼容的计时德赢vwin www.vwin.com

当企业从美国政府获得合同时,他们的计时必须符合国防合同审计署(DCAA)和劳工部(DOL)的规定。德赢vwin www.vwin.com

DCAA兼容的计时软件德赢vwin www.vwin.com

DCAA符合计时检查表德赢vwin www.vwin.com

什么是DCAA合规?

每当您获得一份政府合同时,DCAA(国防合同审计机构)都有义务确保您的公司遵守必要的计时和会计规则。德赢vwin www.vwin.com对于您来说,这意味着您的公司应该遵守DCAA的要求,以便DCAA更容易对您进行评估——这称为DCAA合规。

这些DCAA计时要求集德赢vwin www.vwin.com中在员工工作时间的文件上——在政府看来,时间跟踪的文件提供了没有时间浪费或员工工作时间欺诈的证据。

因此,为每个员工提供清晰,直接的时间表,为每个员工提供清晰,直接的时间表,这是至关重要的。

DCAA执行未宣布的审计,以查明他们关于时间表的要求是否得到遵守。他们的代表可能会参观你的公司和工作场所,和你的员工交谈,检查是否一切正常——这被称为“地板检查”。

就DCAA审核的情况而言,符合DCAA的合同的业务需要每日时间跟踪,并为所有变更,广泛的报告,特定主管批准等以及更多的审计跟踪。

DCAA符合计时的好处德赢vwin www.vwin.com

准确DCAA计时,并按照所有德赢vwin www.vwin.comDCAA要求确保:

DCAA计德赢vwin www.vwin.com时要求

1.

每个人都必须熟悉计时程序,以确保员工正确记录他们的时间德赢vwin www.vwin.com

对于员工和主管,这些程序应明确规定和易于理解。

在楼层检查期间,DCAA代表可以选择任何员工进行质询,所以每个人都熟悉程序是很重要的。

2.

所有的员工都应该每天单独实时地跟踪时间。这包括无薪工作时间、加班和带薪休假

员工应仅在今天记录他们的时间,并避免添加余额的条目或将来的条目。

考虑到时间应该每天记录,因为每项活动发生,最好转向数字解决方案,即时间跟踪软件。使用更容易和更快,而且比添加时间更精确。

此外,有了DCAA兼容的计时软件,您和您的员工将能够德赢vwin www.vwin.com在任何地方、跨多个设备添加时间,并将所有数据同步在一起。

随着潮日,vwin徳赢登录员工可以使用该活动记录他们的活动工作时间计时器

或者,他们也可以在时间表中手动输入时间。

DCAA符合计时记录在工时表中德赢vwin www.vwin.com记录时间

防止人们添加回溯条目,汇总优惠vwin徳赢登录锁定时间表时间表批准。启用这些功能将保持所有数据的准确性,因为在某个设定值之前的所有时间条目将被锁定,以便添加或编辑。

请记住,除非有一个有效的原因,否则监督者不允许对其员工注销时间,例如员工对病假的雇员或商务旅行。德赢vwin www.vwin.com

3.

你必须根据员工的实际工作小时数来计算人工成本,即使他或她的工资是固定的

DCAA根据团队工作的小时数计算项目成本,而不管他们是否按小时支付报酬。

vwin徳赢登录Clockify自动计算劳动力成本的基础上工作小时。您只需定义每个员工的小时费率,每当运行时间报告时,除了查看工作时间外,还将获得人工成本。

4.

必须记录所有加班,无论员工是否按小时支付,或者有固定工资

这是因为员工的平均每小时率因他们工作的小时数而异,如果他们加班了,这会改变。

另外,正如前面提到的,如果不记录加班时间,就不可能计算出正确的人工成本。

在CLvwin徳赢登录OMERY中,您可以估计完成分配给团队成员的每项任务的小时数,这将转化为此任务的正常工作时间。您可以在项目页面上跟踪每个项目的进度(跟踪VS估计时间),并在单击单个项目的图表图标后,每个任务的进度。

你将能够看到每项任务的估计时间和跟踪时间,以及某人是否为他或她的任务加班,或接近极限。

或者,您可以检查员工时间结果每周报告并看看某人每天8小时内有超过8小时,或每周40小时。

DCAA符合计时人工成本计算德赢vwin www.vwin.com

加班有两种:“无偿加班”和“无偿加班”:

它们都应该包含在员工的时间表中。

5.

所有带薪休假必须记录

这包括国定假日、病假、假期、丧事期间的工资。

通过提供带薪休假的计时数据德赢vwin www.vwin.com,确保你避免了政府眼中的劳动会计欺诈。

一般来说,所有与工作相关的时间都必须报告-这被称为总时间核算。

6.

DCAA要求公司表明员工在工作时间花费的任务和项目

每当员工开始处理条目时,他或她应该指出条目所属的项目。

要确保所有条目都有一个项目,可以转到工作区设置,然后选择“项目”作为一个必需字段。然后,除非他们选择一个项目,否则员工将无法跟踪活动的时间。

当涉及到项目时,每次您开始处理一个条目时,在项目选择器中指出它在该项目中包含的任务。每个任务默认都链接到一个特定的项目,因此当您选择一个任务时,您也会自动选择它的项目。

要确保所有条目都有一个任务,只需在工作空间设置中选择“task”作为必填项,员工将无法在不选择任务的情况下跟踪条目的时间。

7.

所有对时间数据的变化都将被记录,以便政府对为什么改变进行了洞察

要确保所有数据都正确且同步,您可以再次转向Clockify的Lock Timesheets功能,因此没有人能够在某个点之前更改进入条目(帐户管理vwin徳赢登录员除外)。

对于完整的更改日志,您总是可以检查服务器日志以查看所做的更改。如果你自我托管Clockifyvwin徳赢登录,您可以随时检查服务器的日志,并获得谁在何时更改了什么内容的详细信息。

8.

所有工时记录必须由员工亲自签字

在Clvwin徳赢登录imdify中,一旦用户完成任务,他或她可以单击“结束”,时间条目将添加到时间条目列表中。

9.

员工和主管都已经审核和批准了工时记录

用户可以提交他们的每周时间表官方批准。然后,管理员可以在详细的报告并确保所有内容都被正确分类。

一切都是有序的,管理员可以正式批准时间表。一旦时间表获得批准,就无法再被任何人编辑。

如果时间表需要修补,用户可以再次记录额外的时间并再次提交额外的批准,或者管理员可以撤销批准并编辑时间表。您可以防止添加回溯时间锁定工时表过去的某个日期。

当时间变得未被批准时,将在取款选项卡中创建所有先前批准的时间条目的永久副本(以及它们原始的小时费率),以便进行审计,因此您总是有所有更改的书面跟踪。

10。

您应该将计时数据与工资单以及业务的其他领德赢vwin www.vwin.com域分开

虽然时间跟踪数据和工资单之间存在强烈的连接,但由于此数据通常确定付费,这两个组件不适用于相同的内部功能。

薪资工作人员不应该对员工工作时间进行控制。

员工不应调整他们的时间跟踪数据以适应工资单。

不遵守这一规定将被视为“劳工过失”,这是一种最高可判5年监禁的罪行。

完成每月的时间跟踪后,经理可以请求所有员工在Summary报告中生成关于其跟踪时间的报告,然后将其导出为PDF格式。一旦经理收到报告,他或她可以将其转发到工资单。

DCAA兼容计时计时软件中的总德赢vwin www.vwin.com结报告

11.

时间将按项目或天数向客户收费

确保包含工作空间中所有团队成员的小时费率计算以小时计费。如果您为整个工作空间设置了默认的小时费率,那么只需在工作空间设置中指出价格,所有项目和团队成员的费率将根据这个小时费率计算。

对于更具体的结果,请在该项目的页面上指出每个项目的小时费率。

或者,指示每个项目中每个团队成员的小时费率,费率将根据这些最具体的结果计算。

一旦您确定了每小时的费率,就很容易根据DCAA的要求计算每个项目的价格。

要计算项目的价格,转到Summary report,选择团队从事该项目的时间段,并按该项目进行筛选。然后,您可以将结果生成为PDF报告,并将其发送出去。

12.

工作必须妥善分配给员工

该项目的经理应清楚地表明谁负责什么任务 - 经理分配工作,员工执行它。

只需在项目的Task选项卡中定义并添加任务。,在team选项卡中添加团队成员,并为团队成员分配与其工作描述相对应的任务。

13.

员工必须在时间跟踪软件中妥善保护他们的账户

一旦用户接收邀请加入时段,他们会获得一个链接以生成自己的安全密码。vwin徳赢登录

密码相关的DCAA计时要求指出,密码应更改不少于德赢vwin www.vwin.com每6个月,以保持数据完全安全。

保护访问的最佳方法是使用单点登录系统

14.

所有的考勤表必须有签名,最好是电子签名

但如果有必要,主管可以打印工时单并手动签署。

15.

时间表,有关成本和计费的信息必须至少每月发出一次

您可以在Clockify中轻松地每月生成此数据。vwin徳赢登录只要,去总结报告,在日期选择器中选择“last”month,就会得到一个图表,显示上个月您跟踪了多少小时。

您将获得信息,以满足其中的数量不计,每天都有多少费用。您还会在图表的标题中获取有关您收入的信息。

一旦您拥有所需的数据,就可以,将文档导出为PDF或Excel,并为DCAA代表准备它。

符合DCAA计时的Excel导德赢vwin www.vwin.com出时间表和计时记录

16.

所有员工都必须参加计时德赢vwin www.vwin.com

为了确保一切井然有序,并有DCAA合规的最佳条件,公司内的所有员工都必须参与计时,并配合,以满足必要的要求。德赢vwin www.vwin.com

进一步的阅读

注意:使用软件并不足以满足DCAA的要求

vwin徳赢登录Clockify确实允许您以符合DCAA规定的方式跟踪时间,但前提是您以符合DCAA规定的方式使用它。

例如,在Clockify中,管理vwin徳赢登录员可以编辑员工的工时表;但DCAA表示,管理者不应在未征得他人同意的情况下编辑他人的时间表。所以即使软件允许你做一些事情,你也要限制自己不去做。在这种情况下,你应该批准时间因此,没有人可以编辑它,至少在没有书面跟踪的情况下不能(为了审计目的)。

在选择任何软件之前,您应该始终咨询您的法律部门,了解DCAA遵从性的实际含义,以及在DCAA规则中进行操作的最佳方法。