时间管理是一组原则和工具,帮助您更有效地使用您的时间。因此,员工的时间管理包括所有必要的技能,帮助您的员工更加积极地完成工作。

在本文中,您将学习:

  • 工作中时间管理的好处,
  • 时间管理培训的重要性,
  • 如何在工作中改进时间管理。

员工时间管理-覆盖

工作时间管理有哪些好处?

如果您有没有想过工作的典型日子,那么您可能会得出结论,即意外情况会经常发生。让我们说,这一天有一个清晰的时间表,但你的计划是连续三次会议打断的。虽然会议对你有益,但有时它们只是不重要,他们浪费了你宝贵的时间。

事实上,许多研究表明,会议是员工无法完成工作的最常见原因之一。例如,有2017-2018年企业工作状况报告调查美国2,001名企业工人的研究。

根据这项研究的结果,员工声称他们所做的工作的最大挑战是:

  • 浪费的会议 - 57%
  • 过量的电子邮件 - 53%。

这些只是一些关于为什么员工觉得每天的时间不够用的争论。也许你没有太多的会议或者你没有太多的邮件,但是可能有其他的事情在阻碍你完成你的日常任务。不管怎样,这里的要点是,你需要确定你的关键问题,然后相应地改变你的日常工作日程。

管理者时间管理的好处

如果你是一个团队领导或经理,你有责任更多地学习正确的时间管理,这样你就可以帮助你的同事更好地组织他们的工作日。说到时间管理的重要性在工作场合,我们现在将探讨工作中时间管理的所有好处。

因此,这些是为什么在工作场所获得时间管理技能的主要原因是管理人员或团队领导者至关重要:

1.按时完成任务

当涉及到你的员工和他们的任务时,一定要为他们所有的任务设定最后期限。如果我们对某项任务有一个截止日期,我们的大脑就会记住这个时间框架并遵循它。这样,你的员工就会及时地完成他们的工作。

2.更好的工作质量

帮助你的团队成员组织他们的时间和设定优先级是非常重要的。原因如下:当你的员工有明确的优先事项时,他们可以集中精力先完成这些任务。此外,一次专注于一项任务也意味着提供更好的工作质量。

3.减少延迟和压力较少

我们都有想拖延任务的时候。但是,如果你掌握了正确的时间管理技巧,你的同事就会迫不及待地面对他们的工作量并开始做任务。因此,他们不太可能拖延。

此外,较少的拖延意味着较低的压力。这是因为你和你的团队不会最终处理需要尽快完成的大量工作,这可能是压力。

员工时间管理的好处

获得时间管理能力对员工来说也很重要。让我们来看看时间管理对员工的主要好处。

1.提高了生产率

当员工知道自己的优先事项时,他们就不会在其他任务上浪费任何宝贵的时间。相反,他们会一到办公室就去处理最重要的任务。因此,他们的生产力水平也会更高。

2.职业生长

按时完成任务会使员工值得信赖。此外,如果那个人已经在一个公司工作了几年,这意味着他/她已经是一个可靠的有经验的工人的声誉。由于这些品质,这个员工有很大的机会被提升,或者从主管那里得到类似的奖励。

3.更好的工作生活平衡

你可能会同意没有什么比完成一天的工作然后享受你的空闲时间更好的感觉了。通过适当的时间管理技巧,实现工作与生活的平衡是很有可能的。

我们已经了解了工作时间管理的主要好处。现在,如果您是经理,让我们看看如何提升员工的时间管理技能。

员工时间管理培训的重要性

时间管理不仅对雇主很重要,对员工也很重要。在这一节中,我们将强调时间管理对员工的重要性。为了提高生产力,加强员工的时间管理能力,你应该组织时间管理培训。

为员工组织时间管理培训的主要优点

这些是为您的员工安排时间管理培训的主要优势。请记住,这种培训也对管理人员来说非常有益。

1.找出在工作中导致非生产性时期的原因

作为一个团队领导或经理,你应该和每个员工交谈,了解他们在工作中遇到的困难。这可能是因为他们被压得喘不过气来,或者他们正在等待特定的数据以便继续执行某些任务。

此外,还有一种详细的方法来了解为什么员工没有足够的时间 - 使用时间审计。以下是如何做到的:

  • 您的工人需要写下他们对他们在工作时期的时间的信念,为期一周的时间。
  • 然后,激励您的员工跟踪他们的工作时间在那周。这是至关重要的,因为时间跟踪将显示您的工人在每个任务上花费的准确时间。

让你的员工知道时间审计不会影响他们在公司的地位。

一旦您拥有员工的总工作时间,您将能够比较您的同事认为他们在与跟踪工作时间的真实数据一起度过的时间。这种比较将使您意识到我们所做的预测并不总是精确和现实。此外,您将知道这些问题的答案:

  • 是什么在阻止你的员工完成他们的优先任务?
  • 什么作业使员工更多的时间完成(或更多时间比预期的时间)?

此外,时间审计是一种发现我们被某人或某事分心的好方法。

一旦确定了员工所拥有的至关重要问题,你就会确切地知道你和你的工人需要将你的努力集中在努力,更好地管理工作量。

2.制定更好的计划

在考虑我们需要多长时间的特定任务时,我们有时倾向于相信我们需要的时间比必要的时间更少。换句话说,我们对这一预测没有那么理性。

在心理学中,这种行为的术语 - 规划谬误。这美国心理学协会将其定义为“低估完成未来任务所需的时间趋势”。

为避免规划谬误,您应该更改规划过程。您的规划过程也涉及为您的同事为您的同事进行时间表,因为您是他们的主管。因此,您将帮助您的同事更好地利用他们的时间。

以下是修改规划过程的几种方法:

  • 把大的项目分成小的任务。这样,你的员工将能够更好地管理他们的时间。
  • 如果他们需要其他部门的额外帮助,请咨询您的同事,做更多的质量工作。
  • 如果您的工人有太多的会议,请尝试减少此数字。相反,让您的员工专注于他们的优先任务。

当工作时间表适合所有员工时,他们将在更短的时间内能够做更多。

3.保持经理和员工之间的沟通畅通

沟通在管理者-员工关系中起着关键作用。员工时间管理培训的关键部分是与员工进行核对。这样,您就可以知道哪些部分的性能应该得到提高。此外,问问你的同事是否有很多工作要做。记住不要太频繁,一周一次就可以了。

4.委派工作正常

每个人都不同。有些人擅长研究和数字,而其他人在被人群包围时茁壮成长。你的员工也是如此。试着了解他们并了解更多关于他们的个性的信息。

因此,在分配工作时,一定要记住这些事实,并相应地分配任务。因此,您可以期待优秀的结果。

时间管理培训策略

现在,有几个时间管理培训策略,公司可以使用:

1.时间管理培训小组活动

管理者可以通过各种团体活动对员工进行时间管理培训,例如:

  • 车间或
  • 团队活动。

这些活动将加强同事之间的沟通,这也会导致更加富有成效的团队合作。

2.在职培训

这是工作时间内发生的时间管理培训类型。团队领导或经理负责领导培训。在培训期间应该涵盖的最重要的主题是:

  • 设定目标,
  • 学习如何分清轻重缓急,然后
  • 根据员工的日常职责安排工作日。

3.在线时间管理课程

对于那些在工作时间已经很忙的员工来说,这是一个完美的选择。对于在线课程,每个员工都可以选择在一周内什么时候进行时间管理课程。

所以,作为一个团队领导或经理,你可以尝试这些策略来加强员工的时间管理技能。在下一节中,我们将向您展示我们每个人可以做些什么来更好地进行时间规划。

我们创造了一个时间管理指南这可以让你开始。

如何改进工作中的时间管理?

不管你在公司的职位是什么,确保有一些简单的方法你可以做到提高时间管理能力在办公的地方。

跟踪你的时间

如前所述,通过监控工作时间,您将知道在工作日哪些任务需要更多的时间。所以,让这些任务成为你的首要任务,一旦你完成了这些任务,专注于需要较少时间的任务。

你可以试试Clockify - anvwin徳赢登录员工时间跟踪工具。以下是此应用程序的好处:

  • 您可以监视您的任务并将它们分配给特定的项目。
  • 您可以将您添加的每个项目标记为可计费或不可计数的时间。然后,您可以使用仪表板查看在一段时间内工作的总时间和总数已上数。
  • 此应用程序可用于网页,桌面和移动。另外,所有数据都在这些设备之间同步。

正如您可以从这个Dashboard中看到的,这里添加了几个项目,用于不同的客户端,如Jack Patel、James Evans等。在总工作时间中——大约50个小时,75%被标记为计费小时。

总之,当你对你的工作日有一个详细的回顾时,你将能够根据每个任务的难度制定更准确的未来计划。

找到你的富有成效的时间

我们不能期待整天富有成效。事实上,我们的能量水平在白天不一样。有一个内部时钟,全天改变了我们的能量水平 - 我们的昼夜节律。

那么,昼夜节奏如何工作?以下是:醒来后,您需要几个小时,直到您达到最高峰值的能量。这通常在下午发生。但是,那些水平后开始减少,他们在下午3点左右的最低点。这就是为什么你有时午饭后感到疲倦。好事是,您的警觉性将在下午再次增强,这意味着您的第二个高峰将在下午6点左右。在晚上,您的能级将继续下降,并且他们将在上午3:30左右达到最低点。但是,您的警觉性将在早上开始越来越多,直到第二天到中午周围的第一个峰值。

现在,我们所描述的模式在整体人口中非常常见。尽管如此,我们还有两种额外的人类,由于他们的昼夜节律:

  • 百灵 - 早上的人。它们比普通人更早的能量水平(而不是典型的图案)。
  • 夜猫子——夜猫子。另一方面,夜猫子的高峰期往往比普通人晚得多。

寻找自己的昼夜节律对您的性能,工作效率以及整个时间管理至关重要。因此,在为工作日制定计划时,请记住考虑昼夜节律。例如,如果您认为您的节​​奏适合平均模式,您应该在高峰时段 - 中午或下午6点左右做最重要的任务。此外,为您的较低警示期的较低的任务留下较少的任务 - 早上或下午3点左右。

使用时间管理应用程序

为了充分利用你的工作时间,考虑使用一些最佳时间管理应用。无论您的需求是什么,您可以尝试使用许多员工时间管理软件解决方案。

以下是我们的一些建议:

  • 记住牛奶 - 任务管理器工具。此应用程序有助于您对每个任务定义何时定义截止日期。您可以添加个人和业务分配。
  • 森林聚焦应用程序。有了这个工具,你将学会如何避免拖延,并把注意力集中在工作上。
  • join.me - 会议计划程序。此应用程序使调度会议和电话会议非常容易。
  • TimEtree - 共享日历工具。使用此应用程序,您将能够通过与家庭和同事共享您的日历来规划您的私人活动和商务会议。
  • Sanebox - 电子邮件管理应用程序。通过使用此工具,您可以组织收件箱并将重要信息与其他工具组织起来。

不要跳过你的休息时间

即使在忙碌的日子里,甚至在一天中尝试多次休息。如果您跳过休息,您将觉得更累,因此无法完成您的任务。但是,定期休息将使您更富有成效,准备处理工作量。

另一个方便时间管理提示提醒你休息的是番茄工作法。以下是番茄工作法的工作原理:

  • 把你的工作分成25分钟的时间段。每一个阶段都被称为Pomodoro。
  • 25分钟后,休息5分钟。
  • 一旦你完成了四个循环,你可以休息20分钟。

遵循这个简单的规则,你在工作的时候会更专注于工作,在休息的时候也能放松。

结论

学习如何管理你的工作时间对你的整体表现和生产力至关重要。此外,作为团队领导,考虑为你的员工组织员工时间管理培训。在这篇博文中,我们解释了几种方法。通过安排这次培训,你的同事将能够有效地管理他们的时间。最后,在这篇文章中,我们介绍了一些实用而简单的技巧,每个人都可以使用它们来提高时间管理技能。